ALUR ADMINISTRASI DANA LOMBA

ALUR ADMINISTRASI DANA LOMBA

 

Bagi mahasiswa yang akan mengajukan dana lomba/reward lomba wajib mengajukan berkas-berkas baik sebelum maupun sesudah lomba. 

 

Alur Administrasi Pengajuan Proposal Lomba Mahasiswa:

1. Proposal lomba diajukan maksmimal H-7 dari pelaksanaan lomba.
2. Mahasiswa menghubungi Divisi Edukasi HIMAGI (Kayla) untuk format proposal lomba.
3. Mahasiswa menyusun proposal lomba, permohonan pembuatan surat tugas, dan KEP Dekan untuk dosen pendamping lomba lalu diajukan ke Divisi Edukasi HIMAGI (Kayla).
4. Proposal lomba, permohonan pembuatan surat tugas, dan KEP Dekan untuk dosen pendamping lomba diajukan ke Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama melalui BEM FIKES untuk ditandatangani.
5. Setelah proposal lomba ditandatangani maka surat tugas, KEP Dekan dosen pendamping lomba, serta disposisi akan diproses.
6. Soft file surat tugas akan diberikan melalui Divisi Edukasi HIMAGI.

 

Alur Pengajuan LPJ (Lembar Pertanggungjawaban) Lomba Mahasiswa:

LPJ disusun setelah usai mengikuti lomba, baik menang maupun tidak

1. LPJ lomba diajukan maksmimal H+7 dari pengumuman lomba.
2. Mahasiswa menghubungi Divisi Edukasi HIMAGI (Kayla) untuk format LPJ lomba.
3. Mahasiswa menyusun LPJ lomba dengan melampirkan dokumentasi, sertifikat, dan surat tugas.
4. LPJ lomba diajukan kepada Kepala Program Studi Gizi Program Sarjana Fakultas Ilmu Kesehatan UPN “Veteran” Jakarta melalui sekretaris himpunan.
5. Jika sudah mendapatkan persetujuan dari Kepala Program Studi Gizi Program Sarjana Fakultas Ilmu Kesehatan UPN “Veteran” Jakarta, LPJ lomba dapat diteruskan ke Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Wakil Dekan Bidang Keuangan melalui BEM FIKES untuk ditandatangani.
6. Setelah LPJ lomba mendapatkan persetujuan dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Wakil Dekan Bidang Keunagan, akan diteruskan ke pihak fakultas melalui BEM FIKES untuk diajukan reward/insentif.
7. Selanjutnya pihak fakultas akan memproses reward lomba ke Biro AKPK Universitas.
8. KEP Dekan dosen pendamping lomba beserta disposisi dapat diambil di Kepala Subbagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Kesehatan oleh mahasiswa yang bersangkutan didampingi sekretaris/bendahara himpunan (jika tidak mendapat soft file harap di fotokopi saja).
9. LPJ lomba yang telah ditandatangani oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Wakil Dekan Bidang Keuangan dicetak (bon/kwitansi/nota asli dilampirkan) untuk pencairan biaya registrasi dan pengeluaran lainnya yang diajukan BPP Fakultas Ilmu Kesehatan oleh mahasiswa yang bersangkutan.
10. Kwitansi pembayaran registrasi harap dilampirkan dalam bentuk fisik. Kwitansi tersebut dapat diminta kepada pihak universitas penyelenggara lomba maksimal H-7 sebelum pengajuan LPJ.
11. Pencairan biaya registrasi dapat diambil oleh mahasiswa yang mengikuti lomba di kampus setelah mendapat info dari sekretaris himpunan.
12. Setelah BPP Fakultas Ilmu Kesehatan mengajukannya ke Biro APKK universitas untuk mendapatkan reward/insentif, mahasiswa yang bersangkutan dapat mengunggah sertifikat pada laman https://presma.upnvj.ac.id/

 

 NOTES:

1. Uang registrasi akan digantikan oleh fakultas, baik jika memenangkan lomba tersebut maupun tidak.
2. Jika dihubungi oleh Biro APKK Universitas, maka peserta dapat menjelaskan bahwa LPJ lomba sudah diurus oleh Fakultas Ilm Kesehatan.
3. Proposal dan LPJ wajib dibuat bagi mahasiswa yang mengikuti lomba (menang/tidak).
4. Reward lomba wajib dibuat untuk yang mengikuti lomba selain lomba yang diselenggarakan di tingkat UPN.

 

NARAHUBUNG

[Divisi Edukasi]

Kayla (LINE/WA)

(kaylamsyhr_/082218936938)