ALUR ADMINISTRASI DANA LOMBA

Bagi mahasiswa yang akan mengajukan dana lomba/reward lomba wajib mengajukan berkas-berkas baik sebelum maupun sesudah lomba. 

 

Alur Administrasi Pengajuan Proposal Lomba Mahasiswa:

1. Proposal lomba diajukan maksimal H-3 minggu dari pelaksanaan lomba. 
2. Mahasiswa mengakses link bit.ly/DataPengajuanDanaLomba_2025 untuk mengisi data yang dibutuhkan dalam pengajuan dana lomba.  
3. Mahasiswa dimohon untuk menghubungi narahubung Divisi Edukasi (Kayla) untuk informasi mengenai format proposal lomba, format permohonan pembuatan Surat Keputusan (SK) dosen pendamping lomba, dan format permohonan pembuatan surat tugas. 
4. Mahasiswa menghubungi dosen terkait untuk meminta kesediaan menjadi dosen pendamping lomba. 
5. Mahasiswa menyusun proposal lomba, permohonan pembuatan Surat Keputusan (SK) dosen pendamping lomba, dan permohonan pembuatan surat tugas lalu akan diajukan kepada ketua himpunan melalui narahubung Divisi Edukasi (Kayla) untuk diteruskan kepada sekretaris himpunan sekaligus untuk direvisi. 
6. Selanjutnya, proposal lomba dan permohonan pembuatan Surat Keputusan (SK) dosen pendamping lomba diajukan kepada Koordinator Program Studi Gizi Program Sarjana Fakultas Ilmu Kesehatan UPN “Veteran” Jakarta melalui sekretaris himpunan. 
7. Setelah disetujui dan ditandatangani oleh ketua himpunan dan Koordinator Program Studi Gizi Program Sarjana Fakultas Ilmu Kesehatan UPN “Veteran” Jakarta, proposal lomba, permohonan pembuatan Surat Keputusan (SK) dosen pendamping lomba, dan permohonan pembuatan surat tugas, ditujukan ke Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama dalam bentuk hard copy ke Administrasi Pendidikan (mindik) FIKES oleh Divisi Edukasi (Kayla) bersama perwakilan kelompok. 
8. Setelah proposal lomba ditandatangani maka surat tugas, Surat Keputusan (SK) dosen pendamping lomba, serta disposisi akan diproses. 
9. Mahasiswa harap mengonfirmasi kepada narahubung Divisi Edukasi (Kayla) apabila sudah melalui rangkaian proses pengajuan proposal lomba, permohonan pembuatan Surat Keputusan (SK) dosen pendamping lomba, dan permohonan pembuatan surat tugas tersebut.
10. Soft file surat tugas dapat dicek berkala melalui link bit.ly/SoftFileSuratTugasLomba 

 

Alur Pengajuan LPJ (Lembar Pertanggungjawaban) Lomba Mahasiswa:

LPJ disusun setelah usai mengikuti lomba, baik menang maupun tidak

1. LPJ lomba diajukan maksimal H+7 dari pengumuman lomba.
2. Mahasiswa menghubungi narahubung Divisi Edukasi (Kayla) untuk format LPJ lomba, format laporan lomba, dan format surat pengajuan reward lomba. 
3. Mahasiswa menyusun LPJ lomba dengan melampirkan dokumentasi, sertifikat, daftar peserta lomba dari pihak penyelenggara, dan surat tugas.  
4. Mahasiswa lalu mengajukan LPJ lomba serta surat pengajuan reward lomba kepada ketua himpunan melalui narahubung Divisi Edukasi (Kayla) untuk diteruskan kepada sekretaris himpunan sekaligus untuk direvisi. 
5. Setelah disetujui dan ditandatangani oleh ketua himpunan, LPJ lomba diajukan ke Koordinator Program Studi Gizi Program Sarjana Fakultas Ilmu Kesehatan UPN “Veteran” Jakarta secara mandiri. 
6. Jika sudah mendapatkan persetujuan dari Koordinator Program Studi Gizi Program Sarjana Fakultas Ilmu Kesehatan UPN “Veteran” Jakarta, LPJ lomba dapat diteruskan ke Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Wakil Dekan Bidang Keuangan melalui mindik FIKES oleh Divisi Edukasi (Kayla) bersama perwakilan kelompok. 
7. Setelah LPJ lomba mendapatkan persetujuan dari Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Wakil Dekan Bidang Keuangan, akan diteruskan ke pihak fakultas untuk diajukan reward. 
8. Selanjutnya pihak fakultas akan memproses reward lomba ke Biro Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama (AKPK) Universitas. 
9. SK dosen pendamping lomba beserta disposisi dapat diambil di Kepala Subbagian Tata Usaha Fakultas Ilmu Kesehatan oleh mahasiswa yang bersangkutan (jika tidak mendapat soft file nya harap difotokopi saja). 
10. LPJ lomba yang telah ditandatangani oleh Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Wakil Dekan Bidang Keuangan dicetak (bon/kwitansi/nota asli dilampirkan) untuk pencairan biaya registrasi dan pengeluaran lainnya yang diajukan ke BPP Fakultas Ilmu Kesehatan oleh mahasiswa yang bersangkutan. 
11. Kwitansi pembayaran registrasi harap dilampirkan dalam bentuk fisik. Kwitansi tersebut dapat diminta kepada pihak universitas penyelenggara lomba maksimal H-7 sebelum pengajuan LPJ. 
12. Pencairan biaya registrasi dapat diambil oleh mahasiswa yang mengikuti lomba di kampus setelah mendapat info dari bendahara himpunan. 
13. Setelah BPP Fakultas Ilmu Kesehatan mengajukannya ke Biro
14. Selanjutnya pihak fakultas akan memproses reward lomba ke Biro Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama (AKPK) Universitas untuk mendapatkan reward, mahasiswa yang bersangkutan dapat mengunggah sertifikat pada laman https://presma.upnvj.ac.id/ 

 

 KETENTUAN REIMBURSE DANA ATAU PENGAJUAN REWARD

 

1. Uang registrasi akan digantikan oleh fakultas, jika memenangkan lomba tersebut. Jika mahasiswa dihubungi oleh Biro
2. Selanjutnya pihak fakultas akan memproses reward lomba ke Biro Akademik Kemahasiswaan, Perencanaan, dan Kerjasama (AKPK) Universitas, maka mahasiswa dapat menjelaskan bahwa LPJ lomba sudah diproses oleh Fakultas Ilmu Kesehatan.
3. Proposal dan LPJ lomba wajib dibuat bagi mahasiswa yang mengikuti lomba.
4. Jika mahasiswa mengikuti lomba dengan tingkat Nasional, maka harus dipastikan lomba tersebut diikuti minimal 5 provinsi di luar provinsi universitas. Apabila mahasiswa mengikuti lomba dengan tingkat Provinsi, maka harus dipastikan lomba tersebut diikuti minimal 3 provinsi di luar provinsi universitas. Bagi lomba pada tingkat Internasional, harus dipastikan lomba tersebut diikuti minimal 3 negara di luar Indonesia. 
5. Jika mahasiswa mengikuti lomba dalam bentuk tim, maka hanya perlu mengajukan satu proposal dan satu pengajuan reward lomba untuk seluruh anggota tim.
6. Pengajuan reward lomba wajib dibuat untuk mahasiswa yang mengikuti lomba selain lomba yang diselenggarakan di tingkat UPN “Veteran” Jakarta. 

 

NARAHUBUNG

[Divisi Edukasi]

Kayla (LINE/WA)

(kaylamsyhr_/082218936938)